Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine digitale Version der herkömmlichen Papierrechnung. Sie wird elektronisch erstellt, versendet und verarbeitet. Im Gegensatz zu einem PDF-Dokument erfüllt die E-Rechnung bestimmte gesetzliche Vorgaben, wie die Verwendung eines strukturierten Datenformats (z. B. XML). Dies ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung durch Buchhaltungs- und ERP-Systeme.
Für Unternehmen bietet die E-Rechnung zahlreiche Vorteile: Sie spart Zeit und Kosten, reduziert Fehler, vereinfacht den Rechnungsversand und erfüllt gesetzliche Anforderungen.
Schnelle Bearbeitung und Zahlung
Weniger Papier und manuelle Arbeit
Automatisierte Buchhaltung
Gesetzeskonform und zukunftssicher
Auszustellen sind E-Rechnungen zukünftig im inländischen B2B-Bereich. Das Ziel ist es, Rechnungen auf Papier vollständig abzuschaffen. Ausgenommen von dieser Regelung sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 €. Hierfür darf weiterhin jede Art von Rechnung ausgestellt werden.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen für umsatzsteuerpflichtige Leistungen zu empfangen und diese elektronisch zu verarbeiten. Dies betrifft den Datensatz, der maschinell weiterverarbeitet werden muss, um die Buchhaltung und Steuerpflichten korrekt abzuwickeln.
Für Unternehmer, die steuerpflichtige Leistungen im Inland an andere Unternehmen erbringen (also im B2B-Bereich), gilt ab diesem Zeitpunkt ebenfalls eine neue Regelung: Sie müssen innerhalb von sechs Monaten nach Erbringung der Leistung eine Rechnung ausstellen.
Die E-Rechnungspflicht für den B2B-Breich gilt ab dem 01.01.2025 in Deutschland. Unternehmen sind dann zu verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Übergangsfristen für diese Pflicht gibt es nicht.
Ab dem 01.01.2026 wird diese Pflicht ausgeweitet und Unternehmen müssen neben dem Empfang auch in der Lage sein E-Rechnungen auszustellen und zu versenden. Für diesen Bereich gilt eine Übergangsfrist, was die Umsetzung angeht. Diese beschränkt sich auf kleine und mittlere Unternehmen. Diese sind erst bis Ende 2028 dazu verpflichtet eine E-Rechnung auszustellen, sofern der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist.
Ab dem 01.01.2027 tritt die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ein, wenn das Unternehmen im Vorjahr (2026) mehr als 800.000 Euro Umsatz erzielt hat.
Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen, unabhängig von der Umsatzhöhe. Dies bedeutet, dass ab diesem Zeitpunkt auch kleinere Unternehmen zur Verwendung von E-Rechnungen verpflichtet sind.
Ein PDF gilt ab dem 01.01.2025 nicht mehr als E-Rechnung. Denn ein PDF-Dokument alleine erfüllt nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung.
Eine elektronische Rechnung muss in einem strukturierten, elektronischen Format vorliegen und muss maschinell lesbar und verarbeitbar sein. Zusätzlich gilt, dass die Authentizität einer Rechnung durch entsprechende technische Verfahren, wie beispielsweise die digitale Unterschrift, gewährleistet sein muss.
Die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich für den Inlandsbereich (B2B). Jedoch sollte auf die Anforderungen und gesetzlichen Regelungen des jeweiligen Landes geachtet werden. Einige EU-Länder haben bereits ihre eigenen Regelungen zur E-Rechnungspflicht eingeführt.
Mit ausländischen Partnern kann vereinbart werden, ob und in welchem Format E-Rechnungen ausgetauscht werden. In vielen Fällen wird die Nutzung von E-Rechnungen im Ausland bereits bevorzugt, auch wenn keine gesetzliche Pflicht besteht.
Die Europäische Union hat mit der Richtlinie 2014/55/EU einen Standard für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber geschaffen. Wenn Sie also mit einem öffentlichen Auftraggeber in einem anderen EU-Land Geschäfte machen, müssen Sie die EU-Norm für E-Rechnungen einhalten.
Wenn eine E-Rechnung nicht ordnungsgemäß empfangen und verarbeitet wird, könnte das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern. Dies kann zu erheblichen finanziellen Nachteilen führen, da Unternehmen die auf Eingangsrechnungen gezahlte Umsatzsteuer nicht erstattet bekommen.
Zusätzlich könnten Sie mit Bußgeldern oder anderen Sanktionen belegt werden. Dies gilt insbesondere, wenn wiederholt gegen die Anforderungen verstoßen wird oder im Rahmen einer Steuerprüfung Unregelmäßigkeiten auffallen.
Ohne die Einhaltung der E-Rechnungspflicht könnten Rechnungen nicht korrekt verarbeitet werden, was zu Zahlungsverzögerungen führen kann. Dies betrifft sowohl den Empfang als auch den Versand von Rechnungen.
Wenn bei einer Steuerprüfung festgestellt wird, dass ein Unternehmen die E-Rechnungspflicht nicht erfüllt, kann dies zusätzliche Prüfungen und mögliche finanzielle Forderungen des Finanzamts nach sich ziehen.
Sie müssen sicherstellen, dass Sie E-Rechnungen im strukturierten Datenformat (z. B. XML) empfangen und maschinell verarbeiten können. Hierzu benötigen Sie ein System, das diese Rechnungen automatisch in Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System integrieren kann. Typische Formate sind XRechnung oder ZUGFeRD.
Das Buchhaltungssystem muss die Fähigkeit haben, E-Rechnungen zu empfangen, zu validieren und in den Buchhaltungsprozess einzubinden. Viele moderne ERP- und Buchhaltungssysteme bieten inzwischen Standardlösungen zur Verarbeitung von E-Rechnungen an.
Es ist wichtig, dass das verwendete Buchhaltungs- oder ERP-System eine geeignete Schnittstelle hat, um die E-Rechnungen über einen sicheren Kommunikationskanal zu empfangen. Diese Schnittstellen müssen an die speziellen Anforderungen des Unternehmens und der verwendeten Software angepasst werden.
Da E-Rechnungen sensible Informationen enthalten, müssen Unternehmen die Datensicherheit und den Datenschutz gewährleisten. Dies bedeutet, dass die Systeme für den Empfang und die Verarbeitung der Rechnungen den geltenden Datenschutzbestimmungen (wie der DSGVO) entsprechen müssen.
Unternehmen sind verpflichtet, E-Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorschriften zu archivieren. Die digitalen Rechnungen müssen in einem revisionssicheren System gespeichert werden, das den rechtlichen Anforderungen für die Aufbewahrungsfristen entspricht.
Die E-Rechnungspflicht hängt während der Übergangsfrist an der Umsatzgröße Ihres Unternehmens.
Wenn Sie im Jahr 2026 mehr als 800.000 EUR Umsatz erzielt haben, sind Sie im Folgejahr, ab dem 01.01.2027 dazu verpflichtet, eine E-Rechnung auszustellen.
Wir sorgen durch Unterstützung bei der Erfüllung der Anforderungen der E-Rechnungspflicht für eine nachhaltige Prozessverbesserung und zukunftssichere Lösungen für Ihr Unternehmen.
Wir können Sie bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht in folgenden Bereichen unterstützen und dabei wertvolle Mehrwerte bieten:
